自2017年两会以来,“数字经济”已成为每年政府工作报告中的热门词汇。2021年的《十四五规划纲要及2035年远景目标》,甚至将建立数字经济体系,构建数字中国,作为未来国家发展的顶层战略。
可以说,数字经济已经决定了未来。为了适应数字化带来的巨变,广大企业们也正在积极谋划着数字转型。作为企业所有数据的“天然集成地”,财务的数字化建设已被提到了前所未有的高度。
但财务数字化转型中,仍有诸多“痛点”困扰着企业和广大财务工作者们。对此,江西倬云数字产业集团有限公司(简称:倬云集团)计划财务部总经理喻琴琴有着自己的看法。
搭建系统要做好前、中、后期全局划归
对于大型企业而言,内部部门林立,各部门间有着独立的工作系统及管理模式,这也导致了企业内信息沟通不畅,信息“碎片孤岛”问题严重。
喻琴琴认为,企业各部门管理重心不同,部门会根据工作侧重去设计管理系统,甚至会为了新业务去单独开发管理系统,这直接导致了企业内部系统冗杂,并且系统与系统间“割裂”情况严重。
解决这一情况,首先要对公司业务进行统一梳理,确定整体目标方向,及顶层架构,并根据整体架构设计系统框架。
此外,全面考虑系统数据口径统一问题,为后期数据整合,以及建立起数据逻辑标准,与数据综合分析打下良好基础。
在数据统一的基础上,对业务数据进行导入,建立全景大数据分析模块,并对所有数据进行统一分析整合输出。
建立系统最大目的,就是对企业业务和决策进行数据支持。只有前期,做好顶层架构设计,统一方向目标;中期,实现系统间数据无缝对接;后期,利用大数据整合分析,形成有价值的支撑体系。
控制差旅成本,并非一味追求“减法”
降本增效是企业经营的最大愿景,尤其在疫情影响下,这一诉求变得越发强烈。对于轻资产数字经济企业而言,差旅成本支出较大。对于如何优化差旅成本,实现降本增效愿景,喻琴琴有着自己的想法,她表示:
一般情况下,企业差旅支出的真实性并不存在问题。企业控制差旅成本,不能一味的削减,而是要节约支出,花最少的成本,体现出最大的价值。
因此对差旅支出的合规、合理性要做好规划。控制差旅成本,是为了更好的实现企业经营目标,通过合理费用管控,将有限资源价值最大化。
此前,员工出差反馈问题主要集中在,差旅费审批流程过长、差旅垫资过高等方面。对于财务而言,当员工报销差旅费时,能得到的信息只是简单的“数字”,在后续统计分析过程中,财务也只能提供一些“粗放型”意见,对降本增效并没有真正意义。
目前,倬云集团与合思·易快报展开了深入合作,通过合思商旅平台,合理优化了差旅资源配置。
基于费用管控前置,员工出差无需垫资。通过与审批流精准匹配,不仅提高了审批效率,更很好的解决了差旅费用合理性问题。后续,再通过对差旅费整体流程分析,发现潜在可优化的环节。
建立内部信用机制,提升员工支出自觉性
除了差旅报销流程外,对于企业整体费控报销流程中,还有哪些可优化环节,喻琴琴这样认为:
目前,各大公司都在推行全面预算管理体系。如果,预算管理体系设计全面,并且贴合企业实际情况,可以将大量费用审批流程前置,缩短整体费控流程。
此外,全面的预算管理可以很好的将各部门、各所属企业费用进行固定,并与业务实际情况精准挂钩,设置目标费用上限,对超出预算的部分严格审批。
喻琴琴认为,预算费用应是灵活多变的支出。在既定框架内,将预算主导权交给一线企业、员工手中,只要费用支出是合理真实的,审批流程则可以被优化缩减。
就倬云集团而言,总部承担了大部分集约化管理工作,所属单位负责业务开展执行,管理内控与业务执行区分开来。在执行中,总部给到了业务开展相当大的自主权,大大简化了前期审批流程。
但是,对于后期监管,应保持严格控制,例如设置内审机制、制定员工报销诚信档案等。通过设置严格的事后违约成本,提升员工合理支出的自觉性。
目前,倬云集团在引入易快报产品后,通过事前审批与事后报销精准关联,业务真实性得到了进一步保障。由于前期审批流程被大幅压缩优化,财务工作重心转移到了事后控制阶段,通过完善的预算及费用控制机制,为业务提供了强有力的支撑。
电子档案系统解决了信息“碎片化”问题,提高了管理效率
财务系统、报销流程离不开档案系统支持。近年来,国家始终在大力推进电子档案工程建设。对企业而言,建设电子档案系统最大意义是什么,喻琴琴告诉《财智无界》:
电子档案系统更有助于实现信息高效共享。就目前而言,企业内信息大多是“碎片式”的,分储在各部门、各系统中,想要进行资料检索,非常麻烦。
而电子档案系统,将更有利于实现资源共享,节约大量沟通成本,减少数据发生丢失的可能性。
对于很多企业而言,每笔档案的打印都是在消耗办公成本,在随后的管理阶段也要耗时耗力的去建档、归档。管理储存时,还要单独设立符合档案局规定的办公室存放档案。
伴随着电子档案系统的落地,节约了大量管理及人力成本,通过及时归档制档,大大提供了档案管理工作效率。
数字化转型重在认知上的转变
其实,不论是电子档案系统,还是企业财务管理系统,都是企业在数字化转型中“必需品”。当问及企业在向数字化转型时,面临最大的难点时,喻琴琴认为:
企业转型最大的难点来自于认知上的转变。伴随着科技进步,不论是大数据、云计算还是其他信息技术,都已日趋完善。很多财务人员对新技术不甚了解,从心理上对技术存在着种种“抗拒”,担忧技术会取代自己的工作。
喻琴琴表示道,对公司和个人来说,新技术都能带来积极正向的改变。善于利用新技术不仅不会被淘汰,还可以为自己争取到“升值空间”。
因此,身为财务人要敢于拥抱新技术、利用新技术,要主动从传统核算型财务向智能化决策型财务转变,并将新技术带来的转变传导给企业领导和各部门,让更多的人了解新技术带来的变化。
值得一提的是,目前很多院校取消了传统财务专业,转而设立了与数字经济相结合的管理型专业。因此,财务人员还应主动提升信息技术能力,并将新技术与财务管理深入融合。
信息共享的最大壁垒来自于平行部门间沟通
目前,很多人认识到了数字化转型的重点在于信息互通,但是在共享过程中,总是存在着某些“天然壁垒”,对此喻琴琴认为:
企业内信息交互主要“壁垒”来自于上下级传达、反馈,以及平行部门间的信息沟通。其中,最为严重的无疑是平行部门间的信息互通。
当下,十分倡导“业财融合”,要求财务人员主动沟通业务人员,了解到业务执行层面的难点。但在融合过程中,还需要财务人员和业务人员加强互相沟通。
往更深层次看,各部门间的权责、考核指标明晰,都会按照既定指标去开展执行工作,从而忽略了部门间信息整合沟通。
喻琴琴表示,数字化时代下,企业各部门间要做到信息及时共享,不仅是财务主动拥抱业务,业务人员更应随时向财务人员反馈执行过程中的进展、难点,建立起部门间信息沟通“桥梁”。
“财务数智化中心”战略,与“三大集中”规划
在财务数字化转型过程中,倬云集团始终坚持“财务集中”理念。目前,倬云共有13家全资控股企业,设辖企业中并没有设立财务部,所有财务人员全部集中在集团本部。
通过总部设立的“财务数智化中心”,将人员、资金、核算全部集中起来。通过人员集中,节约了大量人力成本;通过资金集中,实现了资金规模效应最大化;通过核算集中,对核算标准进行统一规划,提升了财务核算质量。
在财务系统方面,倬云集团在引进了易快报后,在财务审批、预算管控方面进行了合理规划。在具体执行过程中,经易快报审批后,通过内部信息流可以直接导入核算系统,并自动生成财务凭证。
整个流程下来,财务人员仅需要简单审核,无需编写繁杂的财务凭证,很好的将财务人员从传统核算工作中解放出来。
此外,由于所属企业没有财务人员,而在具体业务开展中所属企业又需要财务人员支持。因此,集团总部引入了财务BP岗位,并由“财务数智化中心”统一管理,并分别派驻到所属企业中,财务BP岗设置双重考核标准,便于对所属企业进行全方位服务、监督。